Excel EFB-Rückwärtskalkulation

Das Szenario ist vielen Unternehmen vertraut: Sie haben Ihr Angebot sorgfältig kalkuliert, die Einheitspreise auf Basis Ihrer Erfahrungswerte festgelegt und die Angebotsdatei im GAEB-Format (z. B. als DA84) eingereicht. Kurz darauf folgt die Nachforderung des öffentlichen Auftraggebers: Bitte reichen Sie die ausgefüllten Formblätter EFB 221 und EFB 223 nach. Ein manuelles Ausfüllen wäre jetzt extrem zeitaufwendig und fehleranfällig.

Unsere Lösung: Die innovative Erweiterung "Excel EFB-Rückwärtskalkulation".

Wichtig: Um diese Erweiterung zu verwenden, ist es erforderlich, dass ein GAEB-LV vorhanden ist, das bereits kalkulierten Preise enthält und diese nun nachträglich in Kostenarten für das EFB 221 aufgeteilt werden sollen.

Genau für diese Situation wurde die innovative Erweiterung "Excel EFB-Rückwärtskalkulation" entwickelt. Als spezialisiertes Tool für GAEB-Online 2025 und Microsoft Excel bietet es eine professionelle Lösung, wenn Sie bereits ein Leistungsverzeichnis mit fertigen Preisen haben. Die Grundvoraussetzung ist ein GAEB-LV, in dem die Preise bereits enthalten sind. Die Erweiterung ermöglicht es, diese finalen Preise nachträglich und systemgestützt in die geforderten Kostenarten des Formblatts EFB 221 aufzuteilen, ohne die ursprüngliche Kalkulation zu verändern.

Zuschläge werden nachträglich verteilt

Der Ablauf gestaltet sich äußerst unkompliziert: Sie übertragen das GAEB-Leistungsverzeichnis mit Preisen in eine Excel-Vorlage, in der die Einheitspreise jeder einzelnen Position mithilfe von Ihnen festgelegten Zuschlägen nachträglich aufgesplittet werden. Vor dem Export aus GAEB-Online 2025 haben Sie außerdem die Option, die Lohnkosten und dessen Zuschläge für den Verrechnungslohn zu erfassen. Sobald dies abgeschlossen ist, wird das Formblatt "EFB 221" und das "EFB 223" gefüllt.

Aus den bestehenden Preisen und Ihren definierten Zuschlägen werden so automatisch die beiden entscheidenden Dokumente befüllt: das Formblatt für die Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation (EFB 221) und das Formblatt für die Aufgliederung der Einheitspreise (EFB 223). So gewährleisten Sie eine konsistente und nachvollziehbare Darstellung Ihrer Preisbildung gegenüber dem Auftraggeber.

Beispiel: LV mit Preisen

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Leistungsverzeichnis mit 200 Positionen und fertigen Einheitspreisen. Sie übergeben dieses LV aus GAEB-Online 2025 per Mausklick an die Excel-Vorlage. Dort definieren Sie Ihren Kalkulationslohn (Mittellohn) und legen die prozentualen Zuschläge für die verschiedenen Kostenarten fest. Die Erweiterung "Excel EFB-Rückwärtskalkulation" übernimmt den Rest und generiert daraus präzise und normgerecht das passende EFB 221 und EFB 223. Der gesamte Prozess dauert nur wenige Minuten statt mehrerer Stunden manueller Arbeit.

Beispiel: GAEB DA83 und GAEB DA84

Ein typischer Anwendungsfall im GAEB-Datenaustausch: Sie erhalten vom Auftraggeber eine Ausschreibung als DA83-Datei (Leistungsverzeichnis) und erstellen Ihre Kalkulation, die Sie als DA84-Datei (Angebotsabgabe) speichern. Um die EFB-Preisblätter zu erstellen, öffnen Sie in GAEB-Online 2025 zunächst die DA83-Datei und importieren anschließend Ihre zugehörige DA84 mit den Preisen. Das Ergebnis übergeben Sie an die Excel-Vorlage, definieren den Mittellohn sowie die Zuschläge, und die Erweiterung "Excel EFB-Rückwärtskalkulation" generiert daraus automatisch die vollständig ausgefüllten Formulare EFB 221 und EFB 223.

Zuschläge auf die Einzelkosten der Teilleistungen

Das Herzstück der Kalkulation sind die Zuschläge. In der Excel-Vorlage können Sie im Arbeitsblatt "Lohn und Verteilung" Ihre individuellen Zuschläge im Abschnitt "Zuschläge auf die Einzelkosten der Teilleistungen" eintragen. Hierzu gehören typischerweise die Baustellengemeinkosten (BGK) sowie die Allgemeinen Geschäftskosten und Wagnis & Gewinn (W & G). Unsere Lösung stellt durch eine automatische Prüfung sicher, dass die Summe der prozentualen Aufschläge logisch bleibt und nicht mehr als 100 % des Einheitspreises ausmacht.

Basierend auf diesen Zuschlägen werden die Einheitspreise im Arbeitsblatt "Urkalkulation" entsprechend auf die Kostenarten verteilt, wodurch das Blatt "EFB 221" automatisch befüllt wird. Ein entscheidender Vorteil: Die ursprünglich im GAEB-LV kalkulierten Einheitspreise bleiben dabei selbstverständlich exakt unverändert. Die Rückwärtskalkulation teilt die prozentualen Werte für jede Position gleichmäßig auf. Sollten einzelne Positionen einen außergewöhnlich hohen Lohn- oder Materialanteil aufweisen, können Sie die prozentualen Werte dieser Positionen nach der automatischen Verteilung manuell in der Excel-Tabelle anpassen, um ein noch präziseres Bild zu zeichnen.

Aufgliederung der Einheitspreise

Während das EFB 221 die Grundlage Ihrer Kalkulation offenlegt, verlangt der Auftraggeber für ausgewählte, preislich relevante Positionen oft eine noch tiefere Einsicht. Hier kommt das Formblatt EFB 223 ins Spiel, das die detaillierte Aufgliederung der Einheitspreise zum Inhalt hat. Das manuelle Ausfüllen dieser EFB-Preisblätter ist besonders zeitintensiv. Diese Formulare sind bei fast jeder öffentlichen Ausschreibung gemäß VHB Bund (Vergabehandbuch Bund) und den entsprechenden Kommunalen Vergabehandbüchern Pflicht und müssen vom Bieter zusammen mit dem Angebot eingereicht werden. GAEB-Online 2025 unterstützt Sie dabei, indem es das Formular EFB 223 als Excel-Datei direkt aus dem GAEB-LV generiert, wobei Positionstexte und bereits erfasste Preise automatisch übertragen werden.

Kalkulation oder Rückwärtskalkulation?

Die Erweiterung der EFB-Kalkulation für GAEB-Online 2025 hat den Zweck, die Preise für ein Angebot zu berechnen, ein elektronisches Angebot als DA84 zu erstellen und die Formblätter EFB 221 und EFB 223 auszufüllen.

Die Erweiterung EFB-Rückwärtskalkulation für GAEB-Online 2025 (rückwärtsgewandte Kalkulation) dient dazu, die Einheitspreise und Gesamtpreise eines bereits kalkulierten Leistungsverzeichnisses nachträglich in Kostenarten aufzuteilen und anschließend die Formblätter EFB 221 und EFB 223 auszufüllen. Um dies durchführen zu können, muss bereits ein GAEB-Leistungsverzeichnis mit Preisen (DA83 mit Preisen oder DA83 und DA84) für jede OZ vorhanden sein. Unsere Lösung ist keine Kalkulation über die Endsumme.

Die Wahl des richtigen Werkzeugs hängt also davon ab, an welchem Punkt im Angebotsprozess Sie sich befinden. Beide Methoden haben ihre Berechtigung und bedienen unterschiedliche Erfordernisse im Rahmen der Preisermittlung, die sich aus früheren Regelwerken wie dem VHB 2008 und dem historischen Formblatt EFB-Preis 1a entwickelt haben.

Die Unterschiede der EFB-Kalkulation und EFB-Rückwärtskalkulation sind auch in unserem Blog ausführlich beschrieben.

Sparen Sie Zeit und Nerven

Die Erweiterung zur Rückwärtskalkulation ist mehr als nur eine Arbeitserleichterung. Sie ist ein wertvolles Instrument, wenn Sie bereits ein Angebot abgegeben haben und der Auftraggeber nachträglich das Formblatt EFB-221 oder EFB-223 anfordert. Sie ist ebenso nützlich, wenn Sie die marktgerechten Einheitspreise aus Erfahrung kennen, aber den Angebotspreis für den Auftraggeber formal korrekt und nachvollziehbar in die Formulare "einfügen" müssen. Eine saubere, systemgestützte Aufgliederung schafft Vertrauen und liefert eine solide Grundlage für die Erläuterungen des Bieters, die oft auf den Formularen verlangt werden.

Sie haben eine andere Software?

Sie arbeiten mit einer branchenspezifischen Kalkulationssoftware und müssen ein GAEB-LV mit Preisen nachträglich in ein Formblatt EFB 221 oder EFB 223 umwandeln? Kein Problem. Die Stärke von GAEB-Online 2025 in Kombination mit der Erweiterung "Excel EFB-Rückwärtskalkulation" liegt in der Interoperabilität.

Öffnen Sie einfach das GAEB-LV mit den Preisen in GAEB-Online 2025, ergänzen Sie die Lohnkosten sowie Ihre betrieblichen Zuschläge und übertragen Sie die Daten mit der Erweiterung in die Microsoft Excel-Vorlage. Dort können Sie die umgewandelten Daten bei Bedarf weiter bearbeiten und individuelle Anpassungen vornehmen. So stellen Sie sicher, dass das finale Dokument exakt Ihren Anforderungen und denen des Auftraggebers entspricht.

Systemvoraussetzungen

Bitte beachten Sie immer die Systemvoraussetzungen für unsere Produkte.

Diese sind auf der Seite Systemvoraussetzungen für alle Produkte im Detail beschrieben.

Um die Erweiterung Excel EFB-Rückwärtskalkulation für GAEB-Online 2025 nutzen zu können, muss GAEB-Online 2025 oder GAEB-Online 2025 USB lizenziert sein. Sie benötigen für jede GAEB-Online 2025 Installation eine eigene Lizenz Excel EFB-Rückwärtskalkulation für GAEB-Online 2025.

Weiterhin müssen VBA-Makros in Excel ausgeführt werden dürfen und nicht blockiert sein. Lesen Sie hierzu in der Hilfe den Abschnitt Makros aktivieren.

Die Erweiterung Excel EFB-Rückwärtskalkulation für GAEB-Online 2025 kann nicht mit OpenOffice® oder LibreOffice® betrieben werden.

Preise

Sie können die Erweiterung Excel EFB-Rückwärtskalkulation für GAEB-Online 2025 für nur 120,00 EURO zzgl. Mehrwertsteuer über eine sichere Seite direkt hier bestellen. Um die Erweiterung Excel EFB-Rückwärtskalkulation nutzen zu können, müssen Sie GAEB-Online 2025 oder GAEB-Online 2025 USB erworben haben!

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Wenn Sie eine Lizenz der jeweils aktuellen Software-Generation erworben haben - aktuell ist dies GAEB-Online 2025 - sind alle Updates für diese Software-Generation kostenfrei. Gibt es ein Upgrade auf eine neue Software-Generation, so können Sie diese zu einem vergünstigten Upgradepreis erwerben.